Amazonビジネスの大学・学校の導入事例5件を整理

教員が個人のアカウントで Amazon から研究用品を買い、立替払いで精算する。この流れを法人の購買に切り替えた例として、Amazonビジネスの公式サイトには教育機関の導入事例が載っています。

この記事では、公式の教育・研究機関向けページに掲載された5件の事例を、導入の狙いと運用のしかたで整理します。請求書払いの条件はAmazonビジネス請求書払いを大学経理で使う条件、ERP からの接続は大学のパンチアウト連携とはをご覧ください。

Amazonビジネスの大学・学校の公式事例5件

以下は、各取材時点での大学・学校側の説明に基づく内容です。

三重大学の事例では、注文単位の請求書は大学から Amazon に要望し、数カ月後に正式な機能として実装されたと担当者が話しています。外部資金の使用期限との関係で、月締め請求書では計上できない予算があったことが理由として挙げられています。

事例に共通する運用：財源別の請求書と承認

財源・部署ごとの請求書：公式ページのよくある質問には、商品購入の際に予算を選択することで財源別に請求書を発行でき、予算ごとの支払い管理ができると書かれています。芝浦工業大学は、補助金と企業からの委託研究費で管理部署が違うため、1枚の請求書に複数の財源が混ざると複数部署に回す必要があったと説明しています。

承認と利用者の統制：神戸学院大学は、経理部門の承認に基づいて発注される運用にしたこと、公式アカウント機能で大学のメールアドレスでの利用を財務管理のアカウントだけに制限したことを挙げています。東京工科大学では、HUE の承認プロセスを使い、初めてパンチアウトしたときに Amazonビジネスのアカウントが自動で作られると紹介されています。

検収：芝浦工業大学は、文部科学省の「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン（実施基準）」に則り、教員に関する予算で買った物品を各キャンパスの検収センターで確認しており、Amazonビジネスでの購入品も検収は行うと書いています。注文履歴が管理部門側で見えることを利点に挙げています。

Amazonビジネスを大学で検討するときの確認項目

1. 事例の時点：5件のうち3件は2020〜2022年の取材です。請求書の発行単位や連携の方法は、現在の公式ヘルプで確認します
2. 予算グループの設計：芝浦工業大学は10の会計グループ、茗溪学園は周辺会計を含む予算グループを設けています。自学の財源区分と請求書を受け取る部署の対応を、設定前に整理しておくことが確認項目の一つになります
3. 教員が個別に買える範囲：東京工科大学の担当者は、2024年4月の取材時点で、教員が個別に調達できるのは1商品あたり3万円以内で、資産管理の必要がない金額のものに限っていると説明しています。自学で適用する購入上限と承認条件も確認項目の一つになります
4. 検収と証憑：公的研究費で買う場合の検収・証憑は、各機関のルールと研究費の使用ルールで確認します。科研費については科研費でAmazon・モノタロウを使うときのルールで整理しています

よくある質問

Q. 国立大学法人の事例はありますか？ A. 公式の教育・研究機関向けページでは、国立大学法人三重大学の事例が掲載されています。ほかの4件は、神戸学院大学、芝浦工業大学、東京工科大学や専門学校などを運営する学校法人 片柳学園、茗溪学園中学校高等学校の事例です。

Q. Amazonビジネスを使えば検収は不要になりますか？ A. 事例からはそうは読めません。芝浦工業大学は、Amazonビジネスでの購入品も検収センターで検収していると書いています。検収の方法は各機関のルールで決まります。

まとめ

Amazonビジネス公式サイトの教育・研究機関向けページに載っている5件では、立替精算の削減、紙の申請の削減、支払い業務の効率化などが導入の狙いとして挙げられています。財源・部署ごとの請求書、承認フローへの組み込み、購買データの活用は、機関ごとに異なる形で紹介されています。数値はいずれも取材時点のものなので、現在の機能は公式ヘルプで、利用範囲や検収は自学の規程で確認することになります。