Notionは大学の情報共有に向くか｜教育機関プランと管理機能

教職員が個人で使い始めた Notion を、部署の手順書や業務依頼の共有に広げるときは、教育機関向けの無料プランがどこまで使えるかと、組織として権限・アカウントを管理できるかを確認します。

この記事では、Notion の公式料金ページとヘルプで確認できる範囲で、教育機関向けの条件と、部署で使うときの管理機能をプラン別に整理します。ツールの比較は大学・学校の情報共有ツール比較をご覧ください。

教育機関向けの学割プランでできること

公式ヘルプによると、個人の学生・教職員向けの学割プランは、WHED（World Higher Education Database）に掲載された教育機関のメールアドレスでサインインした人が使える無料のプランです。

• ワークスペースのメンバーは1名で、ゲストは最大100名まで招待できます
• ページの更新履歴は過去30日分を見られます
• 学校のメールアドレスを Notion アカウントのメインのメールアドレスにし、年1回の検証を続ける必要があります。検証できなくなると、ワークスペースはフリープランに移ります
• 学割プランを適用したワークスペースを有料プランに上げると、そのワークスペースでは学割プランを使えなくなります

個人の学割プランで作った手順書は、その職員のワークスペースに残ります。異動・退職時にどこへ移すかは、部署で決めておく確認項目の一つになります。

Notion の権限管理と管理機能：プラン別の違い

部署・全学で使うときに関わる機能を、公式の料金ページとヘルプから並べます。

ページの更新履歴は、フリー7日、プラス30日、ビジネス90日です。ビジネスで SAML SSO を設定するには、ドメインを1つ以上検証します。ビジネスの SAML 構成は1つで、複数の ID プロバイダーを使い分けるにはエンタープライズが要ると公式ヘルプに書かれています。SAML SSO でログインできるのはメンバーだけで、ゲストは別の方法でログインします。

大学で Notion を使う前の確認項目

1. 組織のドメインの人はメンバーになる：公式ヘルプでは、組織のメールドメイン（許可されたメールドメイン、ワークスペースオーナーと同じドメイン、検証済みドメイン）を使う人は、ゲストではなく有料のメンバーとして追加されるとされています。有料プランではメンバーごとに料金がかかります。大学のドメインがこれらに当たる場合、教員や他部署の職員を招く範囲と費用の見込みを契約前に確認します
2. 学外の人の扱い：ゲストは個々のページに招待する仕組みです。ワークスペース外からのアクセスリクエストは、プラス・ビジネスでは設定でオフにできます
3. データの保存場所：既定では米国に保存されます。エンタープライズではデータレジデンシーを追加費用なしで使え、日本はデータ地域が東京、バックアップ地域が大阪と記載されています。既存ワークスペースの移行はアカウントチームかサポートに対象を確認する手続きで、アカウント情報やサブプロセッサーが処理するデータは地域外に保存される場合があると書かれています
4. AI の扱い：公式ヘルプには、既定では Notion も AI プロバイダーも顧客データをモデルの学習に使わない、と書かれています。エンタープライズでは、ほとんどのモデルがデータを保持しないゼロデータ保持です。対応しない一部のモデルは既定でオフで、ワークスペースオーナーがオプトインすると、プロバイダーが一定期間データを保持する場合があります

大学の公式事例には、芝浦工業大学があります。職員15名の業務効率化・DX推進プロジェクトで1学部から試験的に導入し、現在は全学部の約700名の専任教職員が利用していると紹介されています。業務依頼の一元化に加え、学内システムと連携して教職員の入退職を反映する「教職員一覧」も作っています。

よくある質問

Q. 個人で学割プランを使っている職員のワークスペースを、そのまま部署用にできますか？ A. 個人の学割プランはメンバー1名が条件です。そのワークスペースを有料プランに上げる方法と、部署用のワークスペースへページを移す方法があり、有料プランに上げたワークスペースでは学割プランを使えなくなります。管理する人と引き継ぎの方法を決めておくことが確認項目になります。

Q. 退職者をワークスペースのメンバーから自動で外せますか？ A. ID プロバイダーと連携してメンバーを作成・削除する SCIM はエンタープライズの機能で、ゲストは SCIM の対象外です。ビジネスでも、SAML SSO でサインインした人をメンバーとして自動で参加させる設定（JIT プロビジョニング）はありますが、退職時のメンバー削除は別に管理します。

まとめ

Notion の教育機関向けの個人の学割プランはメンバー1名用で、部署・全学の情報共有はフリープランと有料プランを比べて考えることになります。プランを比較する際は、SAML SSO、SCIM、監査ログ、ゲストを制限する設定の提供条件を確認します。有料プランでは、組織のドメインの人がメンバーとして料金の対象になる点も、契約担当者と共有しておく確認項目になります。