議事録AIの学内利用ガイドラインの作り方

「議事録AIを使いたい」という声が学部や部署から上がってきたとき、法人事務局や情報システム部門が最初に困るのは「何を決めれば使ってよいと言えるのか」です。個別にOK／NGを判断していると、部署ごとに運用がばらつき、あとで収拾がつかなくなります。

この記事では、大学・学校法人が議事録AIの学内利用ガイドラインを作るときの構成と、各項目で決めるべきことを整理します。すでに生成AI全般の指針がある大学は、その下位ルール（会議録音・文字起こしに特化した運用基準）として位置づけると作りやすくなります。

前提：大学向けの生成AI周知と個人情報保護委員会の注意喚起

文部科学省は2023年7月、大学・高専に対し、生成AIの利活用場面や留意点をとりまとめて周知し、各機関が教育の実態に応じて指針等を主体的に整備・見直すことが重要だとしています。また個人情報保護委員会は同年6月、生成AIサービスに個人情報を入力する際に、利用目的の範囲内であることや、入力情報が学習に利用されないことの確認を求める注意喚起を出しています。

議事録AIのガイドラインは、この2つを踏まえたうえで「会議」という具体的な場面に落とし込むものになります。

1. 対象会議の区分

まず、学内の会議を3段階に分けます。

ポイントは、Bの会議でも「議題単位で除外できる」ようにしておくことです。教授会の中で人事案件だけ録音を止める、という運用が現実的です。

2. データの取り扱い

• 利用できるツール：法人が契約・審査したツールに限定する（個人アカウントの無料ツールを業務会議に使わない）
• 学習利用：入力データをAIの学習に使わないことが公式に明記されたツールのみを認める
• 保存場所と期間：音声データは議事録確定後に削除する。文字起こしデータの保存期間を決める（例：議事録確定後○日）。正式な議事録の保存は文書管理規程に従い、ツール上を正式な保存場所にしない
• アクセス：会議ごとに閲覧権限を設定し、共有リンクの外部公開を禁止する

ツールの審査項目は大学が議事録AIを導入する前のセキュリティ確認リストにまとめています。

3. 手順（導入から確定まで）

1. 導入申請：利用部署が「対象会議」「使用ツール」「確認者」を情報システム部門に申請する
2. 周知：会議の構成員に、録音・文字起こしを行うこと、データの扱い、削除時期を事前に知らせる
3. 記録：会議冒頭で録音開始を宣言する。除外議題では録音を止める
4. 下書き：議事録AIの出力を事務担当者が確認し、決定事項・発言者・固有名詞を修正する
5. 確定：従来の確認フロー（議長・議事録署名人など）で確定する。AIの出力をそのまま正式議事録にしない
6. 削除：確定後、決めた期限で音声・文字起こしデータを削除する

4. 責任分担

よくある質問

Q. 生成AIの全学指針がまだありません。議事録AIのガイドラインだけ先に作れますか？ A. 可能です。むしろ「会議の録音・文字起こし」という具体的な場面から始めると、全学指針の議論が進みやすくなります。

Q. 教員が個人で契約したツールを教授会で使いたいと言っています。 A. 個人契約のツールは法人が審査できず、データの扱いも法人として説明できません。法人契約のツールに切り替えるか、対象外にするのが原則です。

まとめ

議事録AIのガイドラインは、対象会議の区分・データの扱い・手順・責任分担の4点を決めれば機能します。難しいのは書くことより、学内の合意形成です。文科省の周知と個人情報保護委員会の注意喚起を根拠に「なぜ決める必要があるか」を説明できるようにしておくと、承認までが早くなります。