大学が議事録AIを導入する前のセキュリティ確認リスト

議事録AIは「会議の音声を外部のサービスに送る」ツールです。便利さの裏で、教授会・理事会・人事委員会の音声がどこに保存され、誰がアクセスでき、AIの学習に使われるのか——ここを確認せずに導入すると、情報システム部門や監事から止められることになります。

この記事は、大学・学校法人の担当者が議事録AIの導入前に確認すべき項目を、チェックリストの形でまとめたものです。特定製品の評価ではなく、どのサービスを検討する場合でも当てはまる確認項目に絞っています。

1. データの学習利用に関する確認

個人情報保護委員会は2023年6月、生成AIサービスの利用について注意喚起を出し、個人情報を入力する場合は利用目的の範囲内であることの確認や、入力した情報がサービス側で学習に利用されるかどうかの確認を求めています。議事録AIも生成AIの一種として同じ考え方が当てはまります。

• 入力した音声・文字起こしデータが、サービス提供者のAIモデルの学習に使われないことが公式の規約・セキュリティページに明記されているか
• 「学習に使わない」が有料プラン限定など、条件付きになっていないか
• 音声認識・要約の処理に第三者のAI基盤（外部のクラウドAI）が使われる場合、その第三者側の学習利用についても記載があるか

2. 保存場所と保存期間

• データの保存場所（国・リージョン）が公式に明記されているか。明記がない場合、営業担当者に文書で確認できるか
• 音声データ・文字起こしデータの保存期間と、利用者側で削除できる手段があるか
• 解約時にデータが削除されることが規約に書かれているか
• オンプレミスやスタンドアロン（ネットワークに音声を送らない）型の選択肢が必要な会議（人事・懲戒など）があるか

3. アクセス管理

• 録音・文字起こしの閲覧権限を、会議ごと・部署ごとに設定できるか
• 学内の認証基盤とのSSO（シングルサインオン）連携ができるか。できない場合、退職者のアカウント削除をどう運用するか
• 共有リンクの発行を管理者側で制限できるか（リンクを知っていれば誰でも閲覧できる設定になっていないか）

4. 契約と責任

• 個人アカウントではなく、法人契約（請求書払い・管理者機能付き）で導入できるか
• 利用規約の準拠法・裁判管轄が海外になっていないか。なっている場合、法人として許容できるか
• 情報漏えい等の事故が起きた場合の、事業者側の通知義務と責任範囲が規約に明記されているか
• 事業者のセキュリティ認証（ISMS／ISO/IEC 27001 など）の取得状況を公式に確認できるか

5. 学内規程との整合

文部科学省は2023年7月、大学・高専に対して生成AIの取扱いに関する留意点を周知し、各機関が主体的に指針等を整備・見直すことを求めています。議事録AIの導入は、この学内指針の枠内で行う必要があります。

• 学内の生成AI利用指針で、会議音声や個人情報を含むデータの外部サービスへの入力がどう扱われているか
• 個人情報保護規程上、録音・文字起こしが「個人情報の取得」にあたる場合の利用目的の整理と、構成員への通知方法
• 正式な議事録の保存は文書管理規程に従い、議事録AIのクラウドを正式な保存場所にしない運用になっているか

なお、公立学校を対象とした文部科学省の「教育情報セキュリティポリシーに関するガイドライン」（令和7年3月版）は、直接の対象は地方公共団体の教育委員会ですが、クラウドサービス利用時の考え方の参考になります。

確認リストの使い方

1. 上の15項目を、候補サービスごとに「公式に明記あり／営業回答あり／不明」で埋める
2. 「不明」が残る項目は、その会議にそのサービスを使わない（対象会議を限定する）
3. 埋めた表を情報システム部門・法人事務局に共有し、導入可否の判断材料にする

サービスごとの公式情報の比較は大学向け議事録AIの比較記事にまとめています。学内ガイドラインの作り方は議事録AIの学内利用ガイドラインの作り方をご覧ください。

まとめ

議事録AIの導入で止まるのは、機能の問題ではなく「データがどう扱われるか説明できない」ことがほとんどです。学習利用・保存場所・アクセス管理・契約・学内規程の5領域を先に埋めておけば、情報システム部門や監事への説明が短くなり、導入が前に進みます。